재고는 제가, 발주는 알바생이 나눠서 맡기 시작하면서 같은 상품을 두 번 발주하는 사고가 났어요. 담당을 나눈 게 문제가 아니라 소통 구조가 아예 없었던 게 진짜 원인이었더라고요.
혼자 재고와 발주를 다 관리할 때는 사고가 잘 안 나요. 머릿속에 다 있으니까요. 그런데 담당을 나누는 순간부터 이상한 일들이 벌어지기 시작합니다. 저도 재고 확인은 제가 하고, 실제 발주 넣는 건 알바생에게 맡기기 시작했는데, 두 달도 안 돼서 같은 색상 상품을 중복으로 발주하는 사고가 났어요. 제가 이미 발주를 넣어놨는데 알바생이 재고가 부족해 보인다고 또 발주를 넣은 거였습니다. 담당을 나눈 것 자체가 문제는 아니었어요. 서로 뭘 했는지 확인할 수 있는 구조가 없었던 게 진짜 원인이었죠. 오늘은 재고와 발주 담당을 나눌 때 흔히 생기는 사고 유형과 제가 실제로 적용한 방지책을 정리해봤어요.
혼자 할 때는 재고를 확인하는 순간과 발주를 넣는 순간이 거의 붙어 있어요. 하지만 담당을 나누면 이 사이에 시차가 생깁니다. 담당자 A가 재고를 확인한 시점과 담당자 B가 발주를 넣는 시점 사이에 판매가 더 일어나거나, 이미 누군가 조치를 취했는데 그 정보가 전달되지 않는 상황이 생겨요. 이 시차가 사고의 근본 원인입니다.
저희 매장에서 실제로 있었던 일이에요. 재고 담당자가 오전에 확인했을 땐 3개가 남아 있어서 발주가 필요하다고 메모만 해뒀는데, 오후에 갑자기 그 상품이 열 개 넘게 팔렸어요. 발주 담당자는 오전 메모만 보고 소량만 발주했다가, 다음 날 바로 품절이 나버렸습니다. 시차 속에서 상황이 바뀌었는데 그걸 반영할 방법이 없었던 게 문제였어요.
정보가 한 곳에 모이지 않는 것도 문제예요. 재고 담당자는 엑셀에 숫자를 적어두고, 발주 담당자는 그 엑셀을 안 보고 감으로 발주를 넣는 식으로 각자 다른 기준을 쓰면 중복 발주나 발주 누락이 반드시 생깁니다. 저희도 재고표와 발주 기록이 서로 다른 파일에 있었을 때 이런 문제가 자주 터졌어요.
담당을 나누는 시점 자체도 중요해요. 아직 상품 종류가 스무 개도 안 되는데 벌써 담당을 나누면 오히려 소통 비용이 더 커질 수 있습니다. 저는 상품 가짓수가 늘고 발주 빈도가 주 2회를 넘어가는 시점부터 담당을 나눴는데, 그 전에는 혼자 관리하는 게 사고도 적고 속도도 빨랐어요. 담당 분리는 업무량이 실제로 감당 안 될 때 하는 게 순서입니다.
첫 번째는 중복 발주예요. 같은 상품을 두 사람이 각자 판단으로 발주해서 재고가 필요 이상으로 쌓이는 경우입니다. 재고 회전이 느린 상품이라면 이게 몇 달간 현금이 묶이는 결과로 이어져요. 두 번째는 발주 누락입니다. 서로 상대방이 처리했을 거라고 생각하고 아무도 발주를 안 넣어서 품절 상태로 며칠을 보내는 경우예요.
세 번째는 발주량 오판이에요. 담당자가 바뀌면서 이 상품이 평소 얼마나 팔리는지에 대한 감이 없는 상태로 발주량을 정하는 경우입니다. 잘 팔리는 시즌 상품을 평소 판매량 기준으로 적게 발주했다가 품절이 나거나, 반대로 비수기 상품을 너무 많이 발주해서 재고가 쌓이는 사고가 이 유형에 속해요.
네 번째로 자주 보는 사고는 단종되거나 거래처가 바뀐 상품을 예전 정보로 발주하는 경우예요. 발주 담당자가 거래처 변경 소식을 못 듣고 예전 거래처에 발주를 넣었다가 며칠을 그냥 날린 경우를 저도 겪어봤습니다. 거래처 정보가 담당자 한 사람 머릿속에만 있으면 이런 사고가 반복될 수밖에 없어요.
| 사고 유형 | 발생 원인 | 방지책 |
|---|---|---|
| 중복 발주 | 발주 기록 미공유 | 발주 즉시 공용 시트에 기록 |
| 발주 누락 | 서로 상대방이 처리했다고 오해 | 담당자와 확인 시점 명시 |
| 발주량 오판 | 판매 추이 파악 부족 | 최근 4주 판매량 데이터 공유 |
| 재고 수량 오차 | 실물과 시스템 불일치 | 주 1회 순환 실사 |
| 단종 상품 발주 | 거래처 정보 미공유 | 단종·품절 목록 공용 관리 |
| 발주 시점 놓침 | 발주 마감일 미인지 | 거래처별 발주 마감 캘린더화 |
제가 가장 먼저 바꾼 건 발주를 넣을 때마다 공용 시트에 즉시 기록하는 규칙이었어요. 상품명, 발주 수량, 발주일, 담당자, 예상 입고일 다섯 항목만 적으면 되는데, 이것만으로 중복 발주가 거의 사라졌습니다. 누군가 재고가 부족해 보여서 발주를 넣으려다가도 시트를 먼저 확인하는 습관이 생기면서 사고가 크게 줄었어요.
기록은 발주 넣기 직전이 아니라 발주 넣은 직후 바로 하는 게 중요합니다. 나중에 몰아서 기록하려고 하면 까먹거나 순서가 꼬이기 쉬워요. 저는 발주 버튼을 누르자마자 시트에 기록하는 걸 습관으로 만들었고, 알바생에게도 이 순서를 반복해서 강조했습니다.
담당을 완전히 분리하기보다 확인 지점을 하나 두는 게 안전해요. 저는 매주 월요일 오전에 재고 담당자와 발주 담당자가 함께 5분만 맞춰보는 시간을 만들었습니다. 지난주 발주한 목록, 이번 주 예상 품절 상품을 같이 확인하는 짧은 미팅인데, 이 5분이 큰 사고를 여러 번 막아줬어요.
담당자가 한 명이 아니라 두 명 이상일 때는 최종 승인자를 한 명으로 정해두는 것도 방법이에요. 발주 판단은 여러 사람이 제안할 수 있지만, 실제로 발주 버튼을 누르는 사람은 한 명으로 좁혀두면 중복 발주 확률이 크게 낮아집니다. 재고는 돈이다: 사입·재고 관리의 기본기 글도 함께 참고하시면 도움이 될 거예요.
시스템상 재고 숫자와 실제 창고에 있는 수량이 다르면 발주 판단 자체가 틀어져요. 시스템엔 10개가 남아 있다고 나오는데 실제로는 3개밖에 없으면, 발주 담당자는 여유가 있다고 판단해서 발주를 미루다가 품절을 맞게 됩니다. 저는 이 문제를 막으려고 매주 특정 요일에 일부 상품군만 순환으로 실사하는 방식을 도입했어요.
전체 재고를 한 번에 실사하려면 하루 종일 매달려야 해서 부담스럽지만, 상품군을 나눠서 매주 조금씩 확인하면 부담 없이 오차를 관리하게 돼요. 오차가 자주 발생하는 상품은 별도로 표시해두고 더 자주 확인하는 식으로 우선순위를 조정하는 것도 효과적이었어요.
실사 결과는 발주 담당자와도 반드시 공유해야 해요. 재고 담당자만 오차를 알고 있고 발주 담당자에게 전달을 안 하면, 발주 담당자는 여전히 틀린 시스템 숫자를 보고 판단하게 됩니다. 저는 실사가 끝날 때마다 공용 시트에 조정 내역을 바로 반영하고, 큰 오차가 있었던 상품은 카톡으로 한 줄 알림까지 보내도록 규칙을 만들었어요. 이 작은 습관이 재고와 발주 사이의 정보 격차를 크게 줄여줬습니다.